Una de las primeras cosas que hizo Larry Page, 'chico prodigio' y cofundador de Google, cuando retomó los mandos de la compañía el año pasado, fue crear su propia tabla de 'mandamientos' sobre cómo debían ser los 'meetings' en el gigante de Internet.
Las reuniones de trabajo pueden ser eficaces, sin embargo, en su mayoría, si no se plantean de manera correcta se convertirán en una conversación múltiple e inconexa, plagada de bostezos y de dibujos en los cuadernos que tendrán como resultado, únicamente, la pérdida total de tiempo de aquellos que acuden.
"Una parte muy importante de la actividad de dirección de proyectos en una compañía transcurre en las reuniones", explica Laura Reyero. Según la socia fundadora de la consultora de Marketing Estratégico, las empresas medianas les dedican el 30% de su tiempo mientras que las grandes compañías puede llegar hasta el 50%.
En el caso de Google, según relata su vicepresidenta de operaciones, Kristen Gil, se trata de un puñado de sugerencias de sentido común y aparentemente simples, pero que pueden definir el éxito de un 'meeting'... y de una compañía.
De nada sirve dedicar tres horas diarias a reunirse para avanzar en los objetivos empresariales si no se hace correctamente y siguiendo unas pautas. Definir el objetivo de la reunión, elegir adecuadamente a los participantes o una buena hora para reunirse "pueden suponer casi el 40% del éxito del proyecto empresarial", afirma Maite Gómez Checa, directora del curso superior de 'coaching' ejecutivo de la UAM y socia de ICE Coaching.
La mejor hora: antes de comer
La fecha es sumamente importante. Muchos estudios realizados por las empresas de 'coaching' afirman que fijar una reunión en lunes o en viernes es contraproducente "pues los directivos están pensando en el fin de semana que han pasado o en el que está por venir", asegura Nuria Chinchilla.
La hora perfecta es antes de comer y el día: martes o miércoles. "Lo perfecto sería establecer la reunión en las horas en que la gente está en el despacho y no a punto de llegar o de irse", añade Nuria. Por otra parte las reuniones no deben durar más de una hora u hora y media.
Definir los objetivos y elegir los participantes
Algo tan simple como decidir quién acude y quién no a la reunión puede suponer el éxito o el fracaso de la misma. Según nos explica la catedrática de dirección de personas del IESE, Nuria Chinchilla, "no todo el mundo tiene que estar en las reuniones, solo aquellos que puedan solucionar o aportar algo al tema que se trata". Invitar a alguien cuyo departamento es ajeno a la cuestión a tratar en el 'meeting' sería contraproducente pues no podría hacer absolutamente nada.
Definir los objetivos y delimitar el horario de la reunión ayuda y anima a los participantes a no divagar, puesto que son conscientes de que tienen un tiempo determinado para llegar a unos objetivos previamente marcados.
Una figura clave que se debe definir antes de cada encuentro es la del líder, una persona que se encargue de que todos sean partícipes de la reunión y aporten ideas, un directivo que sepa cuántos puntos se van a tratar y se haga responsable de ir pasando de unos a otros, evitando, a la vez, conversaciones alternativas.
Para Maite Gómez Checa, lo fundamental es trabajar desde la confianza y el respeto. Asegura que establecer un contexto emocional es fundamental antes de cada reunión: "Cada miembro debe explicar brevemente cómo se siente, para que el resto del equipo pueda empatizar con él a lo largo del 'meeting'; de esta manera, si alguien bosteza se sabe que es porque ha tenido que llevar a su hijo al médico en plena noche, por ejemplo".
Establecer roles ayuda a optimizar objetivos
En las reuniones en las que son necesarias lluvia de ideas, es decir generar aportaciones creativas, Maite Gómez asegura que la teoría de los "seis sombreros para pensar" es muy efectiva.
Consiste en otorgar roles preestablecidos a los participantes de forma que cada uno tiene una labor. El blanco debe dar datos objetivos, los resultados que la empresa ha conseguido, por ejemplo; el negro, desde su visión crítica, únicamente debe destacar las desventajas o los fallos que ha habido; el rojo, aportará el lado más emocional, y así sucesivamente.
